Tugas Soffkill : Perencanaan Organisasi KWU

1. PERENCANAAN ORGANISASI KEWIRAUSAHAAN

A.Karakteristik Umum Perencanaan

Definisi perencanaan adalah proses menentukan bagaimana organisasi bisa atau dapat mencapai tujuannya.Dalam istilah yang lebih resmi,Perencanaan didefinisikan sebagai perkembangan istematis dari program tindakan yang ditujukan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah disepakati dengan proses analisa,evaluasi,seleksi diantara kesempatan-kesempatan yang diprediksi terlebih dahulu.

Kerugian dan Keuntungan Perencanaan
Keuntungan Perencanaan :
1. Membantu wirausahawan berorientasi ke masa depan
2. Koordinasi keputusan yang tidak dibuat sekarang tanpa adanya gagasan tentang bagaimana ia akan mempengaruhi keputusan yang harus dibuat besok
3. Perencanaan menekan tujuan-tujuan organisasional sehingga wirausahawan secara konstan dalam pencapaian tujuan organisasi
Kerugian Perencanaan :
Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu manajemen sehingga manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan untuk perencanaan dengan waktu yang digunakan untuk fungsi manajemen lainnya seperti pemgorganisasian, mempengaruhi dan pengawasan.

B. JENIS-JENIS PERENCANAAN

v  Perencanaan Strategis

Adalah perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara keseluruhan sehingga wirausahawan memandang organisasi sebagai suatu unit total dan memutuskan apa yang hendak dilakukan dalam jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasi.perencanaan jangka panjang wirausahawan adalah mencoba menentukan apa yang dilakukan oleh organisasi agar berhasil dalam kurun waktu 3 sampai 5 tahun mendatang.Sedangkan definisi strategis itu sendiri merupakan suatu rencana luas dan umum yang dikembangkan untuk mencapai tujuan organisasional jangka panjang,sehingga strategi merupakan hasil dari perencanaan strategis.

v  Manajemen Strategis

Merupakan proses yang menjamin bahwa proses dan manfaat organisasi dari penggunaan strategi organisasional yang tepat.Strategi yang tepat adlah strategi yang sesuai untuk kebutuhan organisasi pada saat tertentu.

Empat langkah proses dalam manajemen strategis :

1.      Perumusan Strategi

2.      Implementasi Strategi

3.      Pengkuran hasil Strategi

4.      Evaluasi Strategi

v  Perencanaan Taktis

Perencanaan jangka pendek yang menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan.Jangka pendek adalah kurun waktu antara satu tahun atau kurang.

Wirausahawan menggunakan perencanaan taktis untuk menguraikan apa yang harus dilakukan oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai keberhasilan pada jangka waktu satu tahun atau kurang.

Perencanaan taktis dipusatkan pada apa yang akan dilakukan dalam jangka pendek untuk membantu organisasi mencapai tujuan organisasi jangka panjang yang ditentukan dengan perencanaan strategis.

C. PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN.

a.       Pendekatan Probabilitas Tinggi
Perencanaan menggunakan pendekatan probabilitas tinggi ditunjukan langsung untuk menjamin tingkat keberhasilan yang bisa diterima dan juga tujuan organisasional dapat diukur.

Keuntungan pendekatan probabilitas tinggi :
1. Menghasilkan rencana yang tepat
2. Perencana hanya memusatkan pada penemuan cara yang praktis untuk mendapatkan tingkat keberhasilan yang diinginkan.

Kerugian pendekatan Probablitas :Tidak mendorong rencana yg kreatif.

b.      Pendekatan Maksimisasi
Perencana menggunakan pendekatan maksimisasi yang secara konstan menggunakan teknik kuantitatif dengan menggunakan model matematis. Melalui penggunaan model matematis, perencana pendekatan maksimisasi mencoba untuk :

Ø  Meminimisasi sumber daya yang digunakan untuk mendapatkan tingkat prestasi tertentu.

Ø  Memaksimumkan prestasi yang dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia

Ø  Mendapatkan keseimbangan biaya dan manfaat yang terbaik.

Keuntungan pendekatan Maksimisasi : Secara kontinyu menekankan pada pencapaian keuntungan potensial dari organisasi dan menggunakan teknik kuantitatif untuk mengembangkan rencana-rencana.
Kerugian Pendekatan maksimisasi : Memperlakukan seluruh komponen organisasi dapat dikualifikasikan dan diprediksi walau beberapa aspek organisasi tidak dapat diprediksi dan dikuantifikasikan (perilaku manusia).

c.       Pendekatan Adaptasi
Pendekatan Adaptasi menekankan pada perencanaan yang efektif dipusatkan untuk membantu organisasi menyesuaikan diri dengan variabel eksternal atau internal
Perencana yang menggunakan Pendekatan Adaptasi :

1.      Melihat perubahan organisasional yang tidak dapat dihindari

2.      Antisipasi pada perubahan masa depan

3.       Menentukan dan menganalisa organisasional bagaimana memodifikasi organisasi ketika untuk berubah.

Keuntungan Pendekatan Adaptasi :

Berfokus pada lingkungan eksternal dan internal organisasi untuk memprediksi perubahan organisasional.

Kerugian pendekatan Adaptasi : penekanan yang kurang pada tujuan organisasi sehingga analisa dan perubahan yang dihasilkan merupakan akhir perencanaan daripada sebagai alat mencapai keberhasilan.

D. RENCANA-RENCANA

Rencana adalah suatu tindakan tertentu yang diusulkan untuk membantu organisasi dalam mencapai tujuan.

Empat dimensi suatu rencana :

1.      Perulangan dimensi yang menguraikan jangka dimana suatu rencana digunakan dari waktu ke waktu.

2.      Waktu dimensi adalah jangka periode waktu yang diinput oleh rencana,baik jangka panjang maupun jangka pendek.

3.      Jangkauan dimensi menguraikan bagian dari system manejemen total dimana rencana ditujukan.

4.      Tingkatan dimensi menunjukkan tingkatan organisasi yang dirancang untuk tingkatan manajemen puncak,rencana tingkat menengah dan bawah untuk manajemen menengah dan bawah dimana system manajemen ini saling tergantung.

E. JENIS-JENIS RENCANA

1.      Rencana Tetap

2.      Kebijakan-kebijakan

Merupakan rencana tetap yang member garis pendoman luas pada penyaluran manajemen pada arah tertentu,manajemen dituntun kearah pengambilan tindakan yang konsisten dengan pencapaian tujuan organisasional

3.      Prosedur
Merupakan rencana tetap yang menguraikan lebih spesifik tindakan yang berhubungan yang harus diambil untuk menyelesaikan tugas tertentu.

4.      Aturan-Aturan
Merupakan rencana tetap yang merancang suatu tindakan tertentu yang diperlukan menunjukkan apa yang harus dilakukan oleh anggota organisasi dan apa yang tidak boleh dilakukan.

5.       Rencana Sekali Pakai

6.       Program
Merupakan rencana sekali pakai yang dirancang untuk melaksanakan suatu proyek khusus dalam organisasi dimana keberadaan program ini untuk pencapaian tujuan yang dapat diselesaikan

7.       Anggaran
Merupakan rencana keuangan sekali pakai yang meliputi jangka waktu tertentu. Anggaran perusahaan adalah rencana detail tentang bagaimana dana akan dibelanjakan

F.ALAT-ALAT PERENCANAAN
• Peramalan (Forecasting)
Peramalan adalah teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi
• Metode Analisa Runtun Waktu (Time Series Analysis Method)
Memprediksi penjualan dimasa datang dengan menganalisa hubungan historis antara waktu dan penjualan yang biasa disajikan dalam bentuk grafik
• Penjadwalan (Scheduling)
Merupakan proses perumusan daftar aktivitas mendetail yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Daftar aktivitas merupakan bagian integral dari rencana organisasional
Dua macam penjadwalan :
• Peta Gant (Gant Chart) yang merupakan diagram balok dengan waktu horizontal dan sumber daya vertikal
• PERT (Program Evaluation and Review Technique) merupakan aktivitas proyek yang menunjukkan estimasi waktu yang diperlukan.
2. DASAR-DASAR PENGORGANISASIAN
A.Definisi Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah suatu proses pembentukan kegunaan yang teratur untuk semua sumber daya dalam sistem manajemen. Pengorganisasian yang sesuai dengan sumber daya akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari penggunaannya.
Arti Penting Pengorganisasian
             Pengorganisasian menciptakan dan mempertahankan hubungan antara semua sumber daya organisasi dengan menunjukkan sumber daya mana yang akan digunakan untuk aktivitas tertentu dan kapan, dimana serta bagaimana sumber daya tersebut digunakan
Tiga tanggung jawab difungsikannya departemen pengorganisasian :
1. Pengembangan rencana-rencana reorganisasi yang akan membuat sistem manajemen menjadi efektif dan efisien
2. Mengembangkan rencana-rencana untuk memperbaiki keterampilan manajerial yang sesuai dengan kebutuhan sistem manajemen
3. Mengembangkan suatu organisasi yang menguntungkan dalam sistem manajemen

B.Teori Pengorganisasian Klasik
    Teori pengorganisasian klasik adalah manajemen awal mengenai bagaimana sumber daya organisasi dapat digunakan untuk mencapai tujuan organisasi
Menurut Max Weber komponen usaha dari pengorganisasian adalah prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang mendetail, suatu hirarki organisasi yang diuraikan dengan jelas dan hubungan antara anggota-anggota organisasi yang nonperson (impersonal)
Struktur.

C.DEPARTEMENTALISASI DAN STRUKTUR FORMAL

Metode pembentukan hubungan formal diantara sumber daya-sumber daya adalah dengan membentuk departemen-departemen untuk melaksanakan beberapa tugas organisasi
Departementalisasi adalah proses pembentukan departemen dalam sistem manajemen yang didasarkan pada faktor fungsi kerja yang dilaksanakan, produk yang dibuat, daerah yang dikuasai, sasaran konsumen dan proses yang dirancang untuk pembuatan produk.

Ø   Fungsi merupakan tipe aktivitas yang sedang dilaksanakan dimana termasuk dalam pemasaran, produksi dan keuangan.

Ø  Produk merupakan Pengorganisasian yang memungkinkan wirausahawan mengelompokkan secara logis sumber daya-sumber daya yang perlu untuk menghasilkan suatu produk.

Ø  Wilayah
Wilayah mendepartementalisasi daerah geografis pasar dimana sistem manajemen dipusatkan, ketika pasar dan lokasi kerja meluas maka jarak fisik antar berbagai tempat membuat tugas manajemen menjadi sulit.

Ø  Pelanggan
Pelanggan membentuk departemen sebagai tanggapan dari sistem manajemen, sehingga pelanggan dapat diidentifikasi menjadi kelompok-kelompok yang logis.

Ø  Proses Pembuatan
Proses pembuatan menentukan departemen menurut fase pokok dari proses yang digunakan untuk pembuatan produk.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Struktur Formal
• Kekuatan pada diri wirausahawan
• Kekuatan pada tugas
• Kekuatan pada lingkungan
• Kekuatan pada bawahan

D.PEMBAGIAN TENAGA KERJA (DIVISION OF LABOUR)
              Konsep pembagian tenaga kerja diberikan pada berbagai bagian tugas tertentu diantara sejumlah anggota organisasi sehingga produksi dibagi menjadi sejumlah langkah-langkah/tugas-tugas dengan tanggung jawab penyelesaian yang diberikan pada individu tertentu
Keuntungan dan Kerugian Pembagian Tenaga Kerja

Keuntungan :

1.      Pekerja berspesialisasi dalam tugas tertentu sehingga keterampilan dalam tugas tertentu meningkat.

2.      Tenaga kerja tidak kehilangan waktu dari satu tugas ke tugas yang lain

3.      Pekerja memusatkan diri pada satu pekerjaan dan membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien.

4.       Pekerja hanya perlu mengetahui bagaimana melaksanakan bagian tugas dan bukan proses keseluruhan produk.

Kerugian :

1.       Pembagian kerja hanya dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi yang mengabaikan variabel manusia

2.       Kerja yang terspesialisasi cenderung menjadi sangat membosankan yang akan berakibat tingkat produksi menurun.

Pembagian Tenaga Kerja dan Koordinasi
             Pembagian tenaga kerja dengan individu yang berbeda dalam mengerjakan tugas dikoordinasikan secara efektif sehingga manajemen dalam organisasi menjadi jelas
Mooney mendefinisikan koordinasi sebagai penyusunan secara beraturan usaha kelompok untuk memberikan kesatuan tindakan didalam mencapai tujuan bersama.

Rentang manajemen(Span Of Manajement)
             Rentang manajemen mengarah pada jumlah individu yang diawasi oleh wirausahawan, semakin banyak individu yang diawasi semakin besar rentang manajemen dan semakin sedikit individu yang diawasi semakin sedikit rentang manajemen
Rentang Manajemen dinamakan juga :
1. Rentang kekuasaan (span of authorithy)
2. Rentang pengawasan (span of control)
3. Rentang supervisi (span of supervision)
4. Rentang tanggung jawab (span of responsibility)

Pengorganisasian Aktivitas Individu meliputi :
Pertanggung Jawaban
         Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melaksanakan aktivitas yang dibebankan serta komitmen pribadi untuk menangani suatu pekerjaan sebaik mungkin sesuai dengan kemampuannya.
Tiga bidang yang berhubungan dengan tanggung jawab :

1.      Pembagian aktivitas kerja

2.      Menegaskan aktivitas kerja dari manajemen

3.       Bertanggung jawab

Menegaskan Aktivitas Kerja Manajemen
        Suatu proses yang digunakan untuk menegaskan aktivitas kerja manajemen ‘membuat setiap manajer secara aktif berperan serta dengan atasannya, rekan sebaya, dan bawahan pada pekerjaan manajerial yang diuraikan secara sistematis untuk dikerjakan dan kemudian menegaskan peranan yang dimainkan tiap manajer dalam hubungannya dengan kelompok kerjanya dan dengan organisasi.
Tujuan interaksi ini adalah untuk menjamin bahwa tidak ada tumpang tindih atau kesenjangan dalam meyakini pertanggungjawaban manajemen yang ada dan bahwa manajer hanya melaksanakan aktivitas-aktivitas yang menyebabkan tercapainya tujuan sistem manajemen.
Alat yang dikembangkan untuk mengimplementasikan proses interaksi tersebut adalah pedoman tanggung jawab manajemen yang akan membantu anggota organisasi dalam :

ü   Menguraikan berbagai hubungan tanggung jawab yang ada

ü   Meringkas bagaimana tanggung jawab dari berbagai manajer dalam organisasi mereka berhubungan satu sama lain.

ü   Wewenang
    Wewenang adalah hak untuk melaksanakan atau memerintah. Wewenang memungkinkan pemegangnya bertindak dengan cara tertentu dan mempengaruhi secara langsung tindakan orang lain melalui perintah yang dikeluarkan.
Wewenang didefinisikan sebagai karakter komunikasi dengan mana ia diterima oleh individu sebagai penentuan tindakan yang akan diambil oleh individu dalam sistem.
Barnard menunjukkan bahwa wewenang hanya akan diterima jika :

1.      Individu bisa mengerti perintah yang dikomunikasikan

2.       Individu percaya perintah itu konsisten untuk tujuan organisasi

3.      Individu melihat perintah itu sesuai kepentingan pribadinya

4.       Individu secara fisik dan mental mampu menyesuaikan diri dengan perintah tersebut.

Menurut Chester Barnard akan makin banyak perintah manajer yang diterima dalam jangka panjang jika:

1.      Saluran formal dari komunikasi digunakan oleh manajer dan dikenal semua anggota organisasi.

2.      Tiap anggota organisasi telah menerima saluran komunikasi formal melalui mana dia menerima perintah.

3.       Lini komunikasi antara manajer bawahan bersifat langsung.

4.       Rantai komando yang lengkap.

5.      Manajer memiliki keterampilan komunikasi yang memadai.

6.      Manajer menggunakan lini komunikasi formal hanya untuk urusan organisasional.

7.      Suatu perintah secara otentik memang berasal dari manajer

Jenis-jenis wewenang :

Ø  Wewenang Lini

Ø  Wewenang Staf

Ø   Wewenang Fungsional

Ø  Wewenang Delegasi

Terdapat tiga langkah dalam proses pendelegasian :

1.      Membebankan semua kewajiban tertentu pada individu.

2.      Proses pendelegasian melibatkan pemberian wewenang yang semestinya kepada bawahan.

3.      Penciptaan kewajiban pada bawahan untuk melaksanakan kewajiban yang dibebankan

Kendala bagi proses pendelegasian :

1.       Kendala yang berhubungan dengan penyelia.

2.      Kendala yang berhubungan dengan bawahan.

3.      Kendala yang berhubungan dengan organisasi

Sentralisasi dan Desentralisasi
Istilah sentralisasi dan desentralisasi menguraikan tingkatan umum dimana pendelegasian ada dalam suatu organisasi. Istilah tersebut bisa divisualisasikan pada ujung yang berlawanan dari rangkaian kesatuan (continum).

Pengembangan Organisasi

Tujuan organisasi

a)      Keuntungan adalah kekuatan motivasi bagi wiraswastawan.

b)       Pelayanan pada pelanggan dengan penyediaan nilai ekonomis yang dibutuhkan (barang dan jasa) membenarkan keberadaan organisasi bisnis.

c)      Tanggung jawab sosial bagi wiraswastawan sesuai dengan kode etik dan moral yang dibuat oleh masyarakat dimana industri tersebut berada.

d)     Wiraswastawan hendaknya menyatakan tujuan dengan jelas dan sederhana.

e)      Wiraswastawan hendaknya menetapkan tujuan cukup tinggi sehingga karyawan akan bekerja keras untuk memenuhinya, tetapi tidak terlalu tinggi sehingga karyawan akan menyerah didalam memenuhinya.

Sumber : http://ekonomi.kompasiana.com